Grupo CGI

Com tractar eficaçment les resolucions tributàries

Nov 13, 2015 Dani 0 Català @ca, Sin categoría @ca ,

La resolució de recursos de reposició i peticions de tot tipus relacionades amb la gestió tributària i recaptatòria, que els ciutadans i empreses entren diàriament en els registres municipals, han estat i segueixen essent una de les tasques crítiques en les entitats locals.

Les resolucions són una part fonamental de la gestió tributària. No obstant això, els ajuntaments no sempre aborden aquests treballs d”una manera eficaç, no només per una possible falta de mitjans, bé personals, bé tècnics o bé de les dues classes, sinó sovint per un enfocament poc sistematitzat, amb el què es ressent el compliment de terminis així com la quantitat i qualitat dels resultats recaptatoris. Si les resolucions són gestionades adequadament i en termini, això comporta generació de càrrecs, anul·lació de valors, depuració de padrons, depuració de tercers, augment en els ingressos, menor import a retornar en concepte de devolució d”interessos en el procediment de devolució d”ingressos indeguts i reducció de costos en notificacions. Tot això sense oblidar que el retard en la tramitació comporta malestar en els contribuents, atès que esperen i desitgen una resposta expressa per part de l”entitat que, o bé no arriba mai, o bé arriba tard, provocant en ocasions la interposició de recursos contenciosos-administratius derivats de la manca de resposta i comportant un cost per a l”Ajuntament.

Davant del retard i la no deguda atenció, que des CGI hem observat com habitual en alguns ajuntaments, la posada en marxa d”un model de gestió eficaç, sustentat sobre eines tecnològiques i alguns pilars bàsics que han d”activar-se i funcionar de forma continuada, són els passos imprescindibles que fan guanyar en eficàcia i escurçar temps de tramitació, la qual cosa ajuda a millorar els resultats tributaris. En els propers paràgrafs desgranem aquestes claus en l”àmbit específic de la gestió de resolucions.

Ordenances clares que enforteixin la gestió municipal

D”entrada, és important tenir una visió clara de tots els tipus d”escrits que es tramiten en els ajuntaments i en el marc d”una gestió integral de tributs. Proposem classificar-los en els següents subtipus:

  1. Beneficis Fiscals:
    1. bonificacions
    2. exempcions
  2. devolucions
    1. ingressos deguts
    2. ingressos indeguts
    3. Compensació en cas que tingui deute pendent i tingui dret a devolució
  3. Peticions diverses
    1. Recurs de Reposició
    2. Escrit de petició
  4. Sol·licituds
    1. Ajornament
    2. Fraccionament
    3. Suspensió

A continuació reflectim la distribució dels recursos pendents a final d”any en un Ajuntament al voltant dels 50.000 habitants.

reso1CAT

A partir d”aquesta classificació, i encara que pugui semblar obvi, és vital com a punt de partida realitzar una anàlisi prèvia (i preventiva) de les Ordenances Municipals, tant la fiscal com l”Ordenança General, amb l”objecte de minimitzar les possibles reclamacions. Els elements clau a examinar i, si s”escau, modificar són:

  • Tributs exigibles, la seva periodicitat i el calendari fiscal.
  • Quota mínima, si n”hi ha, per sota de la qual no s”emetrà cap rebut.
  • Per a cada tipus d”ingrés:
    • Data de la meritació.
    • Elements que intervenen en la determinació de la base imposable.
    • Bonificacions potestatives i requisits per obtenir-les.
    • Tipus de gravamen.
    • Tipus de bonificacions i coeficients de reducció.

A continuació, un cop verificat que la normativa en matèria tributària és correcta i ajustada, configurarem la nostra aplicació de gestió tributària, donant d”alta les tarifes per a cada tipus d”ingrés, bonificacions i exempcions aplicables. Sovint les entitats locals tenen una falsa sensació de seguretat basat en ordenances que, en la pràctica, presenten llacunes sobre les que es fonamenten recursos difícilment rebatibles. Aquestes actuacions preliminars són bàsiques per donar solidesa a qualsevol model de gestió de resolucions i poden disminuir de forma substancial l”impacte de reclamacions massives contra tributs mal liquidats.

Processos de tramitació automatitzats sobre una bona base tecnològica.

Les resolucions es poden iniciar d”ofici o a instància de part. Però el més important és tenir en compte que l”Administració ha de complir els terminis en matèria de resolucions i que ha de contestar sempre a qualsevol tipus d”escrit o sol·licitud, i aquesta obligació exigeix disciplina. Per aquest motiu és necessari recolzar-se en una bona eina informàtica i a CGI fem servir Winflow-PAC, de tao T-Systems, un sistema general de tramitació i seguiment de la tramitació d”expedients.

Aquesta eina ens permet seleccionar i treballar sobre cada subtipus d”expedient que pretenem tramitar: recurs, sol·licitud, devolució d”ingressos deguts i indeguts, procediments de bonificacions i exempcions,…

A més, des CGI hem desenvolupat una sèrie de processos propis que milloren aquesta eina de resolucions específicament per a l”àrea tributària. Algunes d”aquestes millores són:

  • Processos massius, que ens permeten que en una sola resolució vagin incloses totes les sol·licituds que compleixin els requisits, amb la qual cosa es disminueixen notablement els temps mitjans a l”hora de resoldre.
  • En cas de recursos o sol·licituds sobre liquidacions es permet incloure en l”expedient tributari els rebuts afectats, de manera que no cal actuar per una banda sobre Winflow-PAC i per una altra amb el mòdul de recaptació, en quedar interrelacionats, evitant així haver de fer la feina dues vegades.
  • S”han definit uns documents estandarditzats amb unes disposicions legals i fonaments jurídics totalment actualitzats a la normativa vigent, tenint en compte la doctrina que pugui ser aplicada a cada procediment. Això implica que qualsevol millora en els documents s”implementa en tots els projectes de col·laboració de CGI en entitats locals, als quals s”incorporen les particularitats de cada organisme.
  • Es pot vincular a qualsevol moment de la tramitació la documentació relativa a l”expedient. A Winflow-PAC es tracta d”un arxiu virtual en el qual podem sempre consultar tota la informació sense necessitat d”acudir a l”arxiu físic, possibilitat aquesta que permet a qualsevol persona del servei d”atenció al contribuent informar de l”estat de la tramitació. Aquesta “virtualització” és tant per facilitar el treball en remot d”especialistes de suport com per a la fiscalització del procés per part dels responsables municipals.

A través de Winflow-PAC, un cop donats d”alta els expedients, es pot revisar fàcilment l”estat en què es troben (iniciació, tramitació, terminació) i consultar la documentació vinculada, des de l”escrit inicial presentat a la resolució que s”hagi dictat.

Tasques, controls, bones pràctiques i quadres de comandament, els 4 pilars del model de gestió eficaç en l”Àmbit de Resolucions

Un dels fonaments clau de CGI en el desenvolupament dels seus projectes en ajuntaments és gestionar tots els àmbits aplicant un model de control de gestió enfocat al treball coordinat i sustentat en dades. Aquest model es basa en quatre pilars bàsics, que per a l”àmbit concret de resolucions es concreta en:

  1. Pla de tasques

Recull les tasques necessàries que dins l”àmbit de resolucions s”han de realitzar perquè tot funcioni com un rellotge.

  1. Controls preventius

Es fonamenten en la realització de consultes sobre la base de dades amb l”objecte de detectar elements descontrolats en l”àmbit de resolucions. Per a l”àmbit de resolucions s”han definit, entre d’altres, els següents controls, que s”analitzen un cop al mes:

  • Valors afectats per recurs de reposició, que no s”han resolt transcorreguts 3 mesos des de la presentació.
  • Expedients de devolució sense rebuts associats.
  • Expedients de devolució amb rebuts associats sense operacions.
  • Expedients finalitzats sense arxivar.
  • Rebuts proposats com a baixa sense incloure en relació de baixes.

En cada un d”aquests controls podrem veure en detall els expedients afectats de manera que podem actuar amb celeritat sobre ells.

  1. Bones Pràctiques

Es poden definir com un conjunt d”actuacions que es recomana realitzar, encara que de per si no siguin quantificables. La nostra experiència ens indica que el fet de incorporar-les a la dinàmica de treball diària d”un servei de gestió tributària millora notablement els resultats a mig i llarg termini. En concret, en l”àmbit de resolucions s”han definit, entre d’altres, les següents bones pràctiques:

  • Donar d”alta els expedients a l”eina Winflow-PAC de la presentació per registre de l”escrit, sigui del tipus que sigui.
  • Tots els documents que hagin de generar-se en un expedient tramitar-los a través de PAC, ja que així queden vinculats a l”expedient, de tal manera que es puguin visualitzar en qualsevol moment.
  • Respectar el termini de resolució en tots els procediments, amb especial cura en els de sol·licitud d”ingressos indeguts, en els quals es produeix la meritació d”interessos des de la data d”ingrés indegut fins a la data en què s”ordeni l”ingrés.

L”aplicació de les Bones Pràctiques se sotmet a una auditoria periòdica.

  1. Indicadors de gestió

Els indicadors de gestió ens serveixen per analitzar l”evolució en el temps de diferents ràtios i l”estat general de situació del nostre servei. Per això s”extreu la informació de forma periòdica de cada projecte i es van acumulant dades estadístiques que ens permeten analitzar les evolucions a mitjà termini. Es tracta d”una eina que ens serveix de plataforma per comparar les dades i davant de qualsevol desviació detectada ens permet actuar de forma immediata.

S”acostumen a presentar com gràfiques o quadres de comandament i, en concret, per al seguiment dels procediments tributaris, tenim, entre d”altres:

  • Temps mitjà transcorregut en la resolució d”un expedient per any de l”alta i tipus de procediment, mesurat en dies. En el quadre a continuació s”exposa la gràfica d”evolució referida a tots els tipus de procediment en un Ajuntament de 50.000 habitants. Es tracta de fixar-se cada any un objectiu en temps mitjà transcorregut i revisar els tècnics tributaris assignats a la tasca si no s”assoleix l”objectiu.

reso02CAT

  • Gràfica amb l”anàlisi de l”evolució en la resolució de recursos distribuïts per mesos per a un ajuntament. A continuació s”exposa en barres la dada dels recursos entrats i resolts cada any, i en línia contínua l”evolució de l”estoc de recursos pendents de resoldre a final d”any. Monitoritzar aquesta gràfica, comprovar la tendència a la reducció de l”estoc de pendents i analitzar les causes quan augmenten les entrades d”algun tipus de recurs és part de la tasca de direcció en aquesta funció.

reso3CAT

  • Gràfica comparativa entre diversos ajuntaments amb l”estoc de resolucions pendents. A la direcció tècnica de CGI disposem d”un “Observatori” des del qual comparem les situacions de resolucions en diferents projectes i tendim a acumular-los en grups de 4 projectes (Ajuntaments) de dimensió similar. Dins d”un grup, tal com el del següent gràfic, analitzem les diferències en composició de l”estoc de resolucions entre els seus integrants. Les causes poden ser degudes a diferències en ordenances, variacions en els procediments operatius que segueix l”Ajuntament o altres. Això ens serveix de base per proposar millores i que s”actualitzin els protocols de col·laboració amb els organismes competents

reso4CAT

En resum, incrementar l”agilitat en el tractament de resolucions fa que les entitats locals recuperin la seva imatge davant la ciutadania com a garant dels seus drets i complidora dels procediments legals que es regulen en matèria impositiva, no només en tasques de recaptació sinó també en tasques de gestió, i els ajuda a allunyar-se de la tan gastada frase que diu que “las cosas de Palacio van despacio”.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Scroll to Top