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San Cristóbal de La Laguna (Canarias) pone en marcha la contabilidad de costes (CASO PRÁCTICO)

May 19, 2018 Dani 0 blog, CT, Español , , , ,

El ayuntamiento canario es pionero en la automatización del cálculo del coste de los servicios en su sistema contable GEMA, cumpliendo con la legislación que obliga a los municipios mayores de 50.000 habitantes

CGI, con el apoyo de T-Systems, ha colaborado con el Ayuntamiento de San Cristóbal de La Laguna (153.111 habitantes, INE 2016) en el diseño e implantación de un modelo de contabilidad analítica que brinda soporte al propio Ayuntamiento y al Organismo Autónomo de Deportes, al Organismo Autónomo de Actividades Musicales y a la Gerencia Municipal de Urbanismo. Los trabajos se han desarrollado ajustándose a las recomendaciones propuestas en la Resolución IGAE de 28 de julio de 2011 y a las propuestas en esta materia de la Federación Española de Municipios, así como a la legislación vigente en materia contable y de sostenibilidad financiera local, y tienen la finalidad de establecer un modelo de costes personalizado y adaptado a la situación de partida de la Corporación, tanto en su estructura organizativa como económica.
Aunque se ha teorizado mucho sobre la mejor forma para llevar a cabo esta implantación de la contabilidad analítica, son pocos los ayuntamientos que la han puesto en marcha, pese a estar obligados a ello los municipios mayores de 50.000 habitantes. El Ayuntamiento de San Cristóbal de La Laguna ha liderado esta implantación del modelo de contabilidad analítica y ello va a reportarle una serie de ventajas y mejoras en la gestión, tales como:

  • Poder contar con información fiable sobre el coste de los servicios públicos prestados, permitiendo conocer en todo momento en qué se consume, quién lo hace y para qué.
  • Disponer de información que permite evaluar los impactos de las políticas, proyectos y servicios públicos.
  • Facilitar a los gestores públicos los procesos de toma de decisiones desde una perspectiva de eficiencia y eficacia económica.
  • Cumplir con las funciones de rendición y control de las cuentas, así como disponer de indicadores de gestión.

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Un proyecto en 3 fases: recopilación de información, diseño del modelo e implantación en la contabilidad municipal

El proyecto ha tenido siempre como objetivo final poder conocer el coste real de todos los servicios, y en especial aquellos prestados a los usuarios por los que se obtienen tasas o precios públicos. Además, se ha perseguido en todo momento que estas magnitudes se puedan obtener de forma rápida y eficaz desde la propia aplicación contable municipal, en este caso el software GEMA de T-Systems. Para ello el proyecto se ha estructurado en 3 fases diferenciadas:

Fase 1: análisis de la situación y recopilación de información.

Durante varias semanas los consultores de CGI han realizado múltiples entrevistas con los responsables de las distintas áreas municipales para recabar toda la información sobre la estructura y funcionamiento de los servicios. Entre la información tratada se encuentra el organigrama municipal, el presupuesto de gastos e ingresos al máximo detalle posible, la información de nóminas e inventarios, los contratos de servicios vigentes, el número de usuarios de los servicios, etc.

En base al ejercicio cerrado de 2017 se ha dibujado la situación de los sistemas de gestión contable del ayuntamiento y de los organismos autónomos, identificando tanto las limitaciones existentes en cuanto a datos como las posibilidades que se abrían con su tratamiento. En el caso de San Cristobal de La Laguna las principales limitaciones han residido en una estructura muy agregada del presupuesto de gastos y del de ingresos y un organigrama que no se corresponde con exactitud a las áreas definidas en el presupuesto. La inexistencia de un inventario de bienes es una dificultad más para definir adecuadamente los centros de coste y el cálculo de las amortizaciones a imputar.

Fase 2: diseño del modelo

Una vez alcanzado un adecuado conocimiento de las características de las actividades llevadas a cabo por cada entidad, se ha procedido a la personalización del modelo de contabilidad analítica con los siguientes objetos de coste:

  • Elementos de coste: cada una de las categorías significativas en que se clasifican los consumos agrupados por sus características económicas.
  • Elementos de ingreso: son los obtenidos por parte de la Corporación para la determinación de los márgenes de cobertura de las Actividades prestadas y de los resultados globales de la institución.
  • Centros de coste: representan los lugares, físicos o virtuales, dónde como consecuencia del proceso productivo de la Corporación, se consumen los recursos que se incorporan a las Actividades.
  • Actividades: son las actuaciones que tienen como objeto la obtención de los productos, bienes o servicios ofertados por la Corporación, mediante un proceso productivo en el que se incorpora un valor añadido.

A partir de estos datos se han definido y establecido una serie de reglas de asignación y de distribución de costes, que han dado como resultado los modelos que posteriormente se han cargado a la aplicación contable GEMA. Este trabajo minucioso y sistemático es una de las claves para poder alcanzar los objetivos del proyecto.

Fase 3: Implantación de la contabilidad de costes

Tras la carga de las clasificaciones efectuadas (elementos de coste/ingreso, centros de coste y actividades) y la puesta en marcha en GEMA del modelo definido y personalizado para el Ayuntamiento, el propio programa informático ya es capaz de elaborar un listado de informes que permiten el análisis de costes por servicios y áreas y la posterior toma de decisiones. Además, el sistema permite que cada responsable de área pueda definir una serie de indicadores de gestión que midan la eficacia y la eficiencia, y obtenerlos de forma directa de la propia aplicación.

 

 “Los primeros resultados ya nos indican que el ayuntamiento y los organismos autónomos tendrán que hacer un análisis minucioso sobre las ordenanzas fiscales y los precios públicos de los servicios”

Sara Gómez Lodeiros, Directora de la Gestión Económico Financiera del Ayuntamiento de San Cristóbal de La Laguna.

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